Lo último en software para agencias de viajes: SaaS

Un software para agencias de viajes es indispensable para poder llevar las gestiones diarias de un agente, pero sobre todo para asegurar la correcta facturación y control de los servicios turísticos. Más allá de la simple emisión de facturas, un programa para agencias de viajes debe facilitar la gestión de las reservas de clientes, el estado de los cobros, emisión de documentación y por supuesto tener un control total sobre la contabilidad.

Dentro de las diferentes opciones de distribución de software, nos encontramos con el SaaS (Software as a Service), es decir, Software como Servicio. Este modelo de distribución consiste en que un proveedor externo aloje la aplicación y después lo ofrece a los clientes desde Internet. Para un software de agencia de viajes, el SaaS representa una gran oportunidad de minimizar los costes, mejorar los procesos y satisfacer las necesidades de movilidad de la agencia de viajes actual.

¿Cómo beneficia el SaaS a un software para agencias de viajes?

Siendo el SaaS una de las tres principales categorías de la informática en la nube, son muchos los beneficios que ofrece a un software para agencias de viajes como GIAV. De entrada con el modelo de distribución SaaS se elimina la necesidad de instalar y ejecutar aplicaciones en los propios ordenadores o centros de datos de la agencia. En consecuencia se eliminan los gastos en concepto de adquisición de hardware, mantenimiento y aprovisionamiento, incluso licencias de uso, soporte e instalación. Junto con esto, la agencia de viajes se beneficia de lo siguiente:

• Flexibilidad de pagos. Con el software como servicio no es necesario comprar el programa para instalar o hardware para soportarlo. Lo que sucede es que la agencia de viajes se suscribe a una oferta SaaS y por lo general paga por el servicio de manera mensual utilizando un método de pago por uso. Además, los costos de transición a un gasto operativo recurrente hacen posible que muchas empresas puedan tener un presupuesto mejor y mucho más predecible.
• Escalabilidad. Este tipo de servicios basados en la nube, también permiten tener un alto grado de escalabilidad. En consecuencia, una agencia de viajes tiene la oportunidad de acceder a una mejor o mayor cantidad de servicios o características en función de sus requerimientos. Es habitual en una agencia de viajes, que por la estacionalidad de las ventas, necesite un mayor número de puestos de trabajo en temporada alta, por lo que con este modelo de distribución puede ir adaptando el número de licencias del software para agencias de viajes a las necesidades de cada momento, pagando solo por lo que realmente necesita.
• Actualizaciones automáticas. Este es también otro de los grandes beneficios de SaaS en un programa para agencias de viajes en el sentido de que no hay ninguna necesidad de realizar instalación de actualizaciones o parches de seguridad. El software está siempre actualizado, siempre accederemos a la última versión con todos los parches de seguridad y nuevas funcionalidades publicadas por el editor.
• Accesibilidad. Como se mencionaba al inicio, un software de agencia de viaje puede beneficiarse de SaaS en el sentido de que las aplicaciones se encuentran alojadas en la nube. Por lo tanto, los usuarios pueden acceder a ellas utilizando cualquier dispositivo móvil o equipo de escritorio, sin importar incluso el lugar donde se encuentren.

Otras ventajas del software como servicio para una agencia de viaje incluyen:

Continuando con las ventajas de SaaS, también es importante mencionar que este modelo de distribución de software no suele tener unos elevados costes de entrada e inversión inicial. Cuando se opta por una solución tradicional de adquisición e instalación, los costes iniciales suele ser mucho más elevados en comparación con un SaaS, dado que estos no suelen contemplar cuotas de alta. Por lo tanto, para una agencia que recién inicia sus operaciones comerciales o que decide cambiar de software para agencias de viajes, los costes iniciales de implantación son muy reducidos o inexistentes, facilitando la adopción de este tipo de soluciones.

Cuando un empresario abre una agencia de viajes, no puede saber con exactitud cuántos puestos de trabajo necesitará a corto y medio plazo. En el software distribuido en el modelo de compra, se debe adquirir tantas licencias como usuarios se tengan previstos a medio plazo, ya que la posterior ampliación de licencias por norma general es más caro que adquirirlas en el momento inicial. Esta situación se evita cuando se opta por el SaaS, gracias a la flexibilidad para incrementar o reducir el número de licencias contratadas, pudiendo empezar con el número de usuarios previstos e ir aumentando estos a medida que van creciendo el número de agentes de viajes de la agencia u oficina de viajes.

En un sector como el de la agencia de viajes, con una rentabilidad tan limitada y gastos estructurales elevados (local, personal, GDS, teléfono, servicios IT,...), es fundamental la reducción en la medida de lo posible de los gastos fijos. Mucha gente piensa que con el SaaS aumentan los gastos fijos de la empresa respecto a si optan por adquirir un software, pero puede ser una apreciación incorrecta basada exclusivamente en el hecho de que se adquiere una cuota mensual. Si se analiza en profundidad, cuando se opta por el modelo de Software como Servicio, se reduce el gasto en el mantenimiento de un servidor local por parte de una empresa informática, el consumo eléctrico, la cuota anual que cobran por el derecho a las actualizaciones del software, licencias de antivirus y sistemas de copia de seguridad para mantener a salvo los datos del servidor, etc.

Otra ventaja que suele ofrecer es la de que el Software para agencias de viajes como servicio suele tener un ritmo de actualización mayor que el del tradicional. Las mejoras y actualizaciones del programa no solo están incluidas en la cuota de uso, sino que dada la facilidad de implantación de las mismas, los proveedores de este tipo de software suelen aplicarlas con mayor frecuencia. Solo hay que pensar lo diferente que es tener que molestar a la agencia de viajes con cada actualización, obligando a descargar e instalarla, con un sistema totalmente transparente e inmediato.

La nube y el beneficio que aporta al software como servicio

Como se ya se ha mencionado, el SaaS está ligado a que el software para agencias de viajes se encuentre alojado en la nube. Esto supone una serie de beneficios ligados a la propia tecnología y arquitectura de computación, como puede ser la seguridad. Solo hay que pensar en el nivel de redundancia y control que tienen los centros de datos donde se alojan los servidores, con una disponibilidad que llega al 99,99998%. La seguridad que ofrecen a nivel físico, con instalaciones diseñadas para controlar el acceso en todo momento o sistemas de backup automatizados (algunos permiten restaurar los datos a cualquier minuto y segundo de los últimos meses), así como a nivel de comunicaciones con firewalls de última generación y comunicaciones encriptadas. Además, el hecho de estar siempre actualizado y como se ha comentado anteriormente, tener un ritmo de actualización más elevado, reduce la probabilidad de que existan agujeros de seguridad que puedan comprometer la información de la agencia de viajes.

Los proveedores de Software como Servicio con verdaderas arquitecturas en la nube, suelen disponer de API o servicio web para la interconexión del software para agencias de viajes con sistemas externos. Estos interfaces permiten integrar y automatizar el intercambio de datos con sistemas ERP, páginas web de venta de viajes online u otros sistemas de productividad empresarial.

La facilidad de acceso que ofrece una aplicación en la nube, suele incidir en la productividad del agente de viajes. Solo hay que pensar, que al ser accesible desde cualquier tipo de dispositivo sin instalación previa con conexión a Internet, los empleados puede acceder desde fuera de la agencia para realizar tareas de facturación y organización que no han podido llevar a cabo durante la jornada laboral.

Conclusión

La administración diaria de una agencia de viajes requiere de un programa que además de facilitar sus gestiones, también permita ahorrar tiempo y dinero. La contratación por SaaS de un software para agencias de viajes como GIAV, añade a las ventajas del uso de cualquier programa específico del sector, todos los beneficios que se han expuesto anteriormente como la reducción de costes, escalabilidad, actualización y todas las ventajas derivadas de disponer de un software en la nube.